Inhalte ehemaliger Mitglieder übertragen

Wenn Mitglieder gelöscht werden, ihre Bereitstellung aufgehoben wird oder sie einen Workspace verlassen, bleiben mitunter private Seiteninhalte zurück. Workspace-Besitzer/-innen haben im Enterprise Plan die Möglichkeit, diese Inhalte auf andere Mitglieder zu übertragen und so wieder zugänglich zu machen.

In den folgenden Fällen können Workspace-Besitzer/-innen die privaten Inhalte von Mitgliedern, die den Workspace kürzlich verlassen haben, neu zuweisen:

• Der Nutzer bzw. die Nutzerin ist nicht mehr Teil des Workspaces (die Bereitstellung wurde zurückgezogen).

• Der Nutzer bzw. die Nutzerin hatte private Seiten.

• Die privaten Seiten des Nutzers bzw. der Nutzerin wurden noch keiner anderen Person zugewiesen.

• Der Nutzer bzw. die Nutzerin war vor weniger als 30 Tagen Teil des Workspaces.

• Für den Workspace gilt der Enterprise Plan.

1. Gehe auf Einstellungen und klicke auf Mitglieder.

2. Gehe auf Kürzlich ausgestiegene Mitglieder.

3. Wähle für Mitglieder, deren Bereitstellung entzogen wurde („kürzlich ausgestiegen“), aus, wohin ihre privaten Seiten gesendet werden sollen.

4. Nun wird eine Aufforderung zur Bestätigung angezeigt. Hier gehst du auf Private Seiten übertragen, um die Übertragung durchzuführen.

5. Alle privaten Seiten der entfernten Person werden nun in der Seitenleiste der neuen Personen unter einer neuen Hauptseite angezeigt.

Workspace-Besitzer/-innen mit Enterprise Plan können die Content Transfer API verwenden, um private Seiten von kürzlich entfernten Workspace-Mitgliedern auf ein anderes Mitglied zu übertragen. Diese API erfordert die gleichen obengenannten Berechtigungskriterien.

Um diese API zu verwenden, können Workspace-Besitzer/-innen mit Enterprise Plan Folgendes tun:

1. Eine neue interne Integration erstellen mit der Funktion Inhalte zu übertragen.

   

2. Verwende den folgenden API-Aufruf zum Übertragen von Inhalten:

• Die from_user_id stellt den entfernten Benutzer/die entfernte Benutzerin dar. Wenn du den SCIM-Webhook verwendest, ist die user_id in der Payload enthalten.

• Die to_user_id stellt den Empfänger/die Empfängerin des übertragenen Inhalts dar. Du kannst diese user_id abrufen, indem du die öffentliche Notion-API mit dem API-Endpunkt gelisteter Nutzer/-innen oder mit der von deinem Identitätsanbieter bereitgestellten API abfragst. Okta stellt beispielsweise die API listAppUsers zur Verfügung. Die externalID des appUser ist die User-ID von Notion.

3. Die API gibt eine Fehlerantwort zurück, wenn die Validierung fehlschlägt. Validierungen können fehlschlagen, wenn sich der Benutzer oder die Benutzerin noch im Workspace befindet oder der Workspace nicht im Enterprise Plan enthalten ist. Wenn die Validierung erfolgreich ist, gibt die API eine erfolgreiche Antwort zurück und beginnt mit der Verarbeitung der Übertragung. Wenn die Übertragung abgeschlossen ist, sollte der übertragene Inhalt im privaten Notion-Inhalt des Empfängers/der Empfängerin erscheinen. Der Empfänger oder die Empfängerin erhält außerdem eine Benachrichtigung im Posteingang und per E-Mail.

Wenn ein Nutzer bzw. eine Nutzerin einen Workspace innerhalb der letzten 30 Tage verlassen hat und ihm wieder beigetreten ist, können Workspace-Besitzer/-innen die privaten Seiten dieser Person, gemeinsam genutzte Seiten, eine Gruppenmitgliedschaft und eine Teamspace-Mitgliedschaft wiederherstellen.

Dazu muss das Mitglied einfach wieder zum Workspace hinzugefügt werden. Inhalte und Zugriff werden automatisch wiederhergestellt, sobald die Person wieder beitritt.